Votre flotte est un actif strategique
Les vehicules representent souvent le deuxieme poste de depense d'une entreprise de livraison, juste apres les salaires. Pourtant, leur gestion reste souvent approximative : fiches papier perdues, tableaux Excel incomplets, maintenances oubliees.
Une flotte bien geree, c'est :
- Moins de pannes imprevues qui bloquent les livraisons
- Des couts de maintenance maitrise plutot que subis
- Des vehicules qui durent plus longtemps
- Des chauffeurs qui travaillent dans de bonnes conditions
A l'inverse, une gestion negligee coute cher en reparations d'urgence, en immobilisation, et en stress pour tout le monde.
Centraliser l'information
Un vehicule, une fiche complete
Chaque vehicule de votre flotte doit avoir une fiche rassemblant :
- Informations de base : immatriculation, marque, modele, annee
- Documents : carte grise, assurance, controle technique
- Historique : maintenance effectuee, incidents, kilometres
- Affectation : chauffeur attribue, tournees habituelles
Ces informations ne doivent pas etre eparpillees entre le bureau du comptable, le classeur du garage, et la memoire du chef d'exploitation.
Acces instantane pour ceux qui en ont besoin
Le responsable d'exploitation doit pouvoir verifier en 10 secondes si un vehicule est disponible et en etat. Le chauffeur doit connaitre les particularites de son vehicule. Le gestionnaire doit voir les echeances a venir.
Un systeme centralise (logiciel ou au minimum fichier partage bien organise) evite les questions repetees et les pertes de temps.
Mise a jour en temps reel
L'information n'a de valeur que si elle est a jour. Un incident non reporte, une revision non inscrite, et la fiche devient inutile.
Designez qui est responsable de mettre a jour quoi. Le chauffeur signale les problemes, le responsable flotte valide les interventions, l'administratif gere les documents.
Planifier la maintenance
Maintenance preventive vs corrective
La maintenance preventive (vidanges, controles reguliers) coute moins cher que la corrective (reparer ce qui a casse). C'est aussi moins perturbant : vous choisissez quand immobiliser le vehicule, plutot que de subir une panne en pleine tournee.
Suivez les kilometres, pas seulement les dates
Les preconisations constructeur sont en kilometres ou en duree, selon ce qui arrive en premier. Un vehicule qui roule 5000 km par mois n'a pas les memes besoins qu'un qui en fait 1500.
Relevez les compteurs regulierement (idealement a chaque plein) pour anticiper les echeances.
Creez un calendrier de maintenance
Listez pour chaque vehicule :
- Prochaine vidange (date ou km)
- Prochain controle technique
- Prochaine revision constructeur
- Echeance assurance
- Echeance carte grise
Programmez des alertes quelques semaines avant chaque echeance. Une alerte non traitee se transforme en urgence.
Centralisez les rendez-vous chez un ou deux garages
Eparpiller les interventions chez plusieurs garages empeche de negocier des tarifs et complique le suivi. Un partenariat avec un garage de confiance simplifie la vie et souvent reduit les couts.
Attribuer les vehicules intelligemment
Vehicule attire ou tournant ?
Deux approches existent :
Vehicule attire : chaque chauffeur a "son" vehicule. Avantage : le chauffeur connait sa machine, en prend soin, signale les problemes. Inconvenient : si le vehicule est indisponible, le chauffeur aussi.
Vehicule tournant : les vehicules sont un pool commun. Avantage : flexibilite maximale. Inconvenient : personne ne se sent responsable, les vehicules sont moins bien traites.
La plupart des entreprises optent pour le vehicule attire avec quelques vehicules de reserve en pool pour les absences et les pannes.
Adaptez le vehicule a la mission
Un fourgon de 20m3 pour livrer des enveloppes, c'est du gaspillage. Un utilitaire leger pour des palettes, c'est impossible.
Avoir une flotte diversifiee permet d'affecter le bon vehicule a la bonne mission. Les economies de carburant justifient souvent l'investissement.
Gerez les permis et habilitations
Certains vehicules necessitent des permis specifiques. Un chauffeur ne peut pas etre affecte a un vehicule qu'il n'a pas le droit de conduire.
Tenez a jour les permis de chaque chauffeur et verifiez la coherence avant chaque affectation.
Controler les couts
Suivez la consommation de carburant
Des ecarts importants entre vehicules similaires revelent des problemes : conduite agressive, defaut mecanique, ou usage personnel du vehicule.
Relevez les kilometres et les pleins pour calculer les consommations. Investiguez les anomalies.
Analysez les couts par vehicule
Maintenance, carburant, assurance, reparations. Ces couts cumules par vehicule permettent de reperer les gouffres financiers. Un vehicule qui coute deux fois plus que les autres en reparations merite attention, voire remplacement.
Anticipez le renouvellement
Un vehicule ne dure pas eternement. Passé un certain age ou kilometrage, les pannes se multiplient et les couts explosent. Mieux vaut vendre avant cette limite et renouveler intelligemment.
Suivez l'evolution des couts pour identifier le moment optimal de revente.
Gerer les incidents
Facilitez le signalement
Un chauffeur qui constate un probleme doit pouvoir le signaler facilement. Si signaler est complique (formulaire papier a remplir, demarche administrative), les problemes ne seront pas remontes.
Un simple message au responsable, une application mobile, un formulaire en ligne : l'essentiel est que ca prenne moins d'une minute.
Reagissez rapidement aux signalements
Un probleme signale et ignore, c'est un chauffeur qui ne signalera plus rien. Accusez reception, indiquez le delai de traitement, tenez le chauffeur informe.
Distinguez urgences et problemes reportables
Un voyant moteur allume est une urgence. Une rayure sur la portiere peut attendre. Definissez des criteres clairs pour que chauffeurs et responsables sachent prioriser.
Documentez les incidents
Chaque incident doit etre trace : date, vehicule, chauffeur, description, resolution. Ces donnees servent pour l'historique du vehicule, pour identifier les chauffeurs a risque, et pour les discussions avec l'assurance.
Digitaliser la gestion de flotte
Les limites du papier et d'Excel
Le papier se perd. Excel ne previent pas des echeances. Les deux dependent de la discipline de chacun pour rester a jour.
Ce qu'apporte un logiciel dedie
- Alertes automatiques sur les echeances
- Historique complet accessible en un clic
- Rapports de couts generes automatiquement
- Acces partage entre responsables
L'investissement en logiciel se rentabilise par le temps economise et les oublis evites.
Integration avec le reste de l'exploitation
Idealement, la gestion de flotte s'integre avec le planning. Affecter un chauffeur a un vehicule indisponible devient impossible. Les informations vehicule sont accessibles la ou on en a besoin.
GestionEquipe : votre flotte sous controle
GestionEquipe integre un module de gestion de vehicules adapte aux flottes de livraison. Chaque vehicule a sa fiche complete : immatriculation, marque, modele, et date d'acquisition. Vous associez directement un chauffeur a un vehicule pour savoir qui conduit quoi.
Le systeme permet de suivre l'etat de chaque vehicule et de noter les interventions de maintenance. Quand vous planifiez une tournee, vous voyez immediatement quels vehicules sont disponibles et lesquels sont attribues. Impossible d'affecter deux chauffeurs au meme vehicule par erreur.
Les informations sont centralisees et accessibles a tous les utilisateurs autorises. Plus de fiches papier qui disparaissent ou de fichiers Excel avec des donnees obsoletes. Chaque modification est enregistree et visible en temps reel.
Voir nos tarifs pour gerer votre flotte efficacement.