Une situation que personne ne veut vivre
Imaginez : l'hopital appelle. L'un de vos chauffeurs a eu un accident. Il est inconscient. Qui devez-vous prevenir ? Son conjoint ? Ses parents ? A quel numero ?
Si vous devez fouiller dans des dossiers papier ou envoyer des emails pour retrouver ces informations, vous perdez un temps precieux. Pendant ce temps, une famille attend des nouvelles sans savoir.
Les contacts d'urgence sont une de ces donnees administratives que l'on collecte a l'embauche et que l'on oublie ensuite. Jusqu'au jour ou on en a desespèrement besoin.
Ce que dit la loi
L'employeur a une obligation generale de securite envers ses salaries. En cas d'accident du travail, il doit etre en mesure de reagir rapidement, ce qui inclut la capacite de prevenir les proches.
Au-dela de l'obligation legale, c'est une question de respect. Un salarie qui sait que son entreprise pourra joindre sa famille en cas de probleme travaille plus sereinement.
Les informations a collecter
Pour chaque salarie, plusieurs contacts
Un seul contact d'urgence ne suffit pas. Si cette personne est injoignable au moment critique, vous etes bloque. Collectez au minimum deux contacts par salarie.
Les elements indispensables
Pour chaque contact d'urgence, vous devez avoir :
- Nom et prenom
- Numero de telephone (idealement mobile et fixe)
- Lien avec le salarie (conjoint, parent, frere, ami)
- Eventuellement une adresse
Le lien familial est important : prevenir un parent et un conjoint ne se fait pas de la meme maniere. Savoir qui est qui guide la communication en situation de stress.
Des numeros qui fonctionnent
Un numero mal note, un chiffre inverse, un indicatif oublie, et le contact devient injoignable. Verifiez les numeros lors de la saisie. Un simple appel de verification lors de l'embauche prend 30 secondes et evite des problemes graves.
Garder les informations a jour
La mise a jour annuelle
Les situations familiales changent : divorce, demenagement, deces. Un contact valide a l'embauche peut etre obsolete deux ans plus tard.
Instaurez une verification annuelle. Lors de l'entretien annuel ou a date fixe, demandez a chaque salarie de confirmer ou mettre a jour ses contacts d'urgence.
La mise a jour a l'initiative du salarie
Facilitez la mise a jour spontanee. Si un chauffeur se marie, divorce, ou voit sa situation changer, il doit pouvoir mettre a jour ses contacts facilement, sans paperasse excessive.
Les signaux d'alerte
Un contact qui ne repond jamais quand vous testez, une adresse email qui bounced, un numero qui sonne dans le vide. Ces signaux indiquent des donnees obsoletes a actualiser.
L'accessibilite des informations
En cas d'urgence, chaque minute compte
Les contacts d'urgence doivent etre accessibles immediatement, pas apres 20 minutes de recherche. Qui dans l'entreprise peut acceder a ces informations ? Depuis ou ? A quelle vitesse ?
Si seul le responsable RH connait le mot de passe du dossier et qu'il est en vacances, vous avez un probleme.
Plusieurs personnes autorisees
Au minimum deux personnes dans l'entreprise doivent pouvoir acceder aux contacts d'urgence : le dirigeant et le responsable d'exploitation typiquement. En cas d'absence de l'un, l'autre prend le relais.
Acces distant
Un accident peut arriver a 3h du matin, quand personne n'est au bureau. L'acces aux contacts d'urgence doit etre possible a distance, depuis un ordinateur ou un telephone.
La confidentialite a respecter
Des donnees sensibles
Les contacts d'urgence sont des donnees personnelles. Elles ne doivent pas etre accessibles a n'importe qui dans l'entreprise. Seules les personnes susceptibles de gerer une urgence doivent y avoir acces.
Pas de diffusion inutile
Ces informations ne doivent pas figurer sur des documents accessibles a tous, ni etre partagees par email. Elles sont consultees uniquement en cas de besoin.
Information du salarie
Le salarie doit savoir que ses contacts d'urgence sont enregistres et qui peut y acceder. C'est une obligation RGPD et une question de confiance.
Que faire en cas d'urgence
Un protocole clair
Quand l'urgence arrive, ce n'est pas le moment d'improviser. Un protocole ecrit indique :
- Qui recupere les informations de contact
- Qui appelle la famille
- Quelles informations donner (et ne pas donner)
- Qui assure le suivi
La communication avec la famille
Appeler pour annoncer un accident est difficile. Quelques principes :
- Se presenter clairement (nom, entreprise, fonction)
- Donner les faits connus sans speculation
- Indiquer ou se trouve le salarie si possible
- Donner un numero pour les rappels
Evitez de rassurer a tort ("ce n'est pas grave") si vous ne savez pas. Evitez aussi d'alarmer inutilement ("c'est tres grave") sans information fiable.
Le suivi
L'appel initial n'est que le debut. La famille aura des questions, voudra des nouvelles. Designez une personne referente qui assure le lien et tient la famille informee de ce que l'entreprise sait.
GestionEquipe : les contacts d'urgence centralises
GestionEquipe permet d'enregistrer les contacts d'urgence de chaque salarie directement dans sa fiche. Vous pouvez ajouter plusieurs contacts par personne, avec pour chacun le nom, le numero de telephone et le lien de parente.
Ces informations sont accessibles en quelques clics depuis n'importe quel ordinateur connecte. En cas d'urgence, vous trouvez le contact en moins de 30 secondes, pas en fouillant des classeurs ou des fichiers eparpilles.
L'acces est reserve aux utilisateurs autorises. Vos chauffeurs savent que leurs informations personnelles sont protegees tout en etant disponibles si necessaire.
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